KLANTCASE
Cazas Wonen: hybride vergaderen op schaal
Woningcorporatie Cazas Wonen in Woerden staat midden in een dynamische omgeving. Medewerkers werken deels op kantoor, deels op locatie. Overleggen moeten soepel verlopen, zonder gedoe met techniek. Dat was de uitdaging: hoe zorg je dat meer dan 30 vergaderruimtes klaar zijn voor hybride werken, en dat iedereen er probleemloos mee kan werken?
Samen kijken naar hoe het écht gaat
“Door de inzichten scherp te krijgen, konden we oplossingen ontwerpen die aansluiten bij de praktijk. ”
Samen kijken naar hoe het écht gaat
We zijn niet begonnen met dozen uitpakken, maar met vragen stellen. Hoe starten vergaderingen nu? Waar loopt het vast? Wat verwachten gebruikers op dat moment? Door die inzichten scherp te krijgen, konden we oplossingen ontwerpen die aansluiten bij de praktijk.
Van profiel naar praktijk
Op basis van die analyse hebben we vaste vergaderkamerprofielen gemaakt. Elk profiel past bij een type ruimte: van een kleine samenwerkruimte tot grote projectruimtes. Eerst hebben we deze profielen getest. Hierna feedback opgehaald bij gebruikers en verbeteringen doorgevoerd.
Cazas Wonen
Wat levert dat op?
Eenvoud: één druk op de knop en de meeting start.
Betrouwbaarheid: Teams-gecertificeerde apparatuur die gewoon werkt.
Consistentie: elke ruimte voelt vertrouwd, ongeacht waar je zit.
Waarom dit werkt
Het gaat niet alleen om techniek, maar om gedrag en gemak. Door samen te ontwerpen, te testen en te verbeteren, is vergaderen bij Cazas nu net zo vanzelfsprekend als een gesprek aan tafel.
1.
Inzicht in gebruik
Observeren, luisteren en begrijpen hoe mensen vergaderen en werken in de praktijk.
2.
Ontwerpen en testen
Het vertalen, inrichten van de testruimtes en feedback ophalen vanuit de medewerkers.
3.
Gefaseerde uitrol
Plannen, installeren, afvoeren verpakkingsmateriaal en de medewerkers trainen.
Zorgen dat het ook echt gebruikt wordt.
Een nieuwe inrichting werkt pas als mensen zich zeker voelen in het gebruik. Daarom lag bij Cazas Wonen de focus niet alleen op techniek, maar juist op begeleiding. Medewerkers werden stap voor stap meegenomen in de nieuwe manier van vergaderen. Niet via dikke handleidingen, maar met uitleg op locatie, korte instructies en directe ondersteuning.
Wat die begeleiding concreet inhield
- Instructiesessies in de vergaderruimtes zelf
- Duidelijke, herkenbare bediening in elke ruimte
- Ondersteuning op locatie tijdens de eerste weken
- Aanspreekpunt voor vragen en feedback
Ook benieuwd hoe jij hybride vergaderen schaalbaar maakt?
Laten we samen jouw situatie in kaart brengen en een eerste stap zetten. In ons Experience Center of bij jullie op locatie.
