KLANTCASE
COA: hybride vergaderen op nationale schaal
Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) werkt verspreid over heel Nederland. Teams zijn continu in beweging: locaties, opvangcentra, hoofdkantoor. Overleggen moeten altijd en overal kunnen – zonder gedoe, zonder vertraging. Dat was de uitdaging: hoe maak je hybride vergaderen eenvoudig en betrouwbaar in meer dan 150 vergaderruimtes?
Minder reizen, meer verbinden
“Onze reisbewegingen zijn drastisch gedaald met deze nieuwe vergaderkamer oplossing”
De vraag achter de vraag
Bij COA draait alles om snelheid en samenwerking. Beslissingen moeten direct genomen worden, vaak met mensen op verschillende plekken. Een aanbesteding was het startpunt, maar de echte vraag was: hoe zorgen we dat techniek geen barrière is, maar een versneller?
Van aanbesteding naar aanpak
Samen hebben we gekeken naar de praktijk:
– Wat verwachten gebruikers op dat moment?
– Hoe starten vergaderingen nu?
– Waar gaat het mis?
COA achter de schermen:
Het resultaat
150+ Teams-ruimtes met een consistente ervaring.
Vergaderen zonder gedoe: één druk op de knop, overal hetzelfde.
De reisbewegingen zijn drastisch gedaald: medewerkers hoeven minder vaak fysiek samen te komen, maar blijven toch verbonden.
Waarom dit werkt
Het gaat niet alleen om techniek, maar om gedrag en gemak. Door samen te ontwerpen, te testen en te verbeteren, is vergaderen bij COA nu net zo vanzelfsprekend als een gesprek aan tafel.
1.
Inzicht in gebruik
Observeren, luisteren en begrijpen hoe mensen vergaderen en werken in de praktijk.
2.
Ontwerpen en testen
Vertalen, inrichten van de testruimtes en feedback ophalen vanuit de medewerkers.
3.
Gefaseerde uitrol
Plannen, installeren, afval verwerking en de medewerkers trainen.
Zorgen dat het ook echt gebruikt wordt.
Een nieuwe inrichting werkt pas als mensen zich zeker voelen in het gebruik. Daarom lag bij COA de focus niet alleen op techniek, maar juist op begeleiding. Medewerkers werden stap voor stap meegenomen in de nieuwe manier van vergaderen. Niet via dikke handleidingen, maar met uitleg op locatie, korte instructies en directe ondersteuning.
Wat die begeleiding concreet inhield
- Instructiesessies in de vergaderruimtes zelf
- Duidelijke, herkenbare bediening in elke ruimte
- Ondersteuning op locatie tijdens de eerste weken
- Aanspreekpunt voor vragen en feedback
Ook benieuwd hoe jij reistijd kunt terug-dringen en samenwerking verbeteren?
Laten we samen jouw situatie in kaart brengen en een eerste stap zetten. In ons Experience Center of bij jullie op locatie.
