KLANTCASE
PGGM: hybride vergaderen op hoog niveau.
PGGM zorgt elke dag voor een solide toekomst voor miljoenen mensen. Dat vraagt om nauwe samenwerking tussen teams, specialisten en partners, verspreid over meerdere locaties. De vraag was helder: hoe maak je vergaderen eenvoudig, betrouwbaar en schaalbaar in een organisatie waar kwaliteit en continuïteit cruciaal zijn?
Van PoC naar +90 Teams-ruimtes
“Er stond techniek, maar dit veelal niet. De medewerkers waren te veel bezig met knoppen in plaats van met het gesprek.”
De aanpak
Samen met PGGM hebben we niet alleen naar techniek gekeken, maar vooral naar gedrag. Hoe starten vergaderingen nu? Waar gaat het mis? Wat verwacht een gebruiker op dat moment? Op basis van die inzichten hebben we standaardprofielen voor vergaderruimtes ontwikkeld, afgestemd op verschillende typen ruimtes.
Gestart met een PoC
We zijn klein begonnen: eerst een aantal ruimtes ingericht en getest. Medewerkers gaven feedback: wat werkt goed, wat niet? Daarna hebben we de profielen aangescherpt en uitgerold naar meer dan 90 vergaderruimtes.
PGGM referentie casus
Wat levert dat op?
Consistentie: elke ruimte werkt hetzelfde, ongeacht locatie.
Eenvoud: één druk op de knop en de meeting start.
Betrouwbaarheid: Teams-gecertificeerde apparatuur die gewoon doet wat je verwacht.
Waarom dit werkt
Het gaat niet alleen om techniek, maar om gemak en vertrouwen. Door samen te ontwerpen, te testen en te verbeteren, is hybride vergaderen bij PGGM nu net zo vanzelfsprekend als een gesprek aan tafel.
1.
Inzicht in gebruik
Observeren, luisteren en begrijpen hoe mensen vergaderen en werken in de praktijk.
2.
Ontwerpen en testen
Vertalen, inrichten van de testruimtes en feedback ophalen vanuit de medewerkers.
3.
Gefaseerde uitrol
Plannen, installeren, afval verwerking en de medewerkers trainen.
Zorgen dat het ook echt gebruikt wordt.
Een nieuwe inrichting werkt pas als mensen zich zeker voelen in het gebruik. Daarom lag bij PGGM de focus niet alleen op techniek, maar juist op begeleiding. Medewerkers werden stap voor stap meegenomen in de nieuwe manier van vergaderen. Niet via dikke handleidingen, maar met uitleg op locatie, korte instructies en directe ondersteuning.
Wat die begeleiding concreet inhield
- Instructiesessies in de vergaderruimtes zelf
- Duidelijke, herkenbare bediening in elke ruimte
- Ondersteuning op locatie tijdens de eerste weken
- Aanspreekpunt voor vragen en feedback
Ook benieuwd hoe jij hybride vergaderen schaalbaar en gebruiksvriendelijk maakt?
Ervaar hoe een goede inrichting het verschil maakt in de dagelijkse praktijk. We laten graag zien hoe vergaderruimtes zo worden ingericht dat Teams vanzelf werkt. In het Experience Center of bij jullie op locatie.
