KLANTCASE
SMT: Telefonie en samenwerking verenigd in één omgeving
Leverancier van grondverzetmachines SMT wilde af van een traditionele telefonieomgeving die niet meer aansloot bij hun manier van werken. De organisatie zocht een oplossing die continuïteit waarborgt, hybride werken ondersteunt en klantcontactprocessen slimmer maakt.
Meerdere locaties in Europa
“Onze machines kunnen niet stilstaan, net als onze bereikbaarheid”
De oplossing
SMT koos voor DirectRoute365 als basis voor Microsoft Teams Telefonie. Hiermee is Teams niet alleen het platform voor chat en vergaderen, maar ook voor bellen – intern én extern. Dankzij de redundante opzet van DirectRoute365 is de bereikbaarheid altijd gegarandeerd ook wanneer Microsoft Teams niet beschikbaar is.
Voor het Klant Contact Center (KCC) is Roger365 toegevoegd. Deze oplossing integreert Teams met de bestaande CRM- en ERP-systemen, zodat klantinformatie direct beschikbaar is tijdens gesprekken. Medewerkers zien wie er belt, hebben gelijk alle relevante gegevens bij de hand en kunnen sneller en persoonlijker helpen.
Daarnaast is gekozen voor Jabra-headsets. Deze premium headsets zorgen voor kristalhelder geluid, comfort tijdens lange gesprekken en een optimale Teams-integratie. Zo ervaren medewerkers niet alleen gemak, maar ook kwaliteit en draagcomfort in elk klantcontactmoment.
Referentie gesprek met Matthew Koeman – Head of Global IT Infrastructure & Cloud ?
Wat levert dat op?
Continuïteit geborgd: DirectRoute365 zorgt voor een stabiele, veilige telefonieomgeving.
Slim klantcontact: Roger365 koppelt Teams aan CRM en ERP, waardoor medewerkers direct inzicht hebben in klantgegevens.
Efficiëntie en gemak: minder schakelen tussen systemen, meer focus op de klant.
Optimale gebruikerservaring: Jabra-headsets voor helder geluid, noise cancelling en draagcomfort.
Toekomstbestendig: één geïntegreerd platform dat meegroeit met de organisatie.
Waarom dit belangrijk is:
SMT beschikt nu over een modern communicatieplatform dat klantcontact naar een hoger niveau tilt. Klanten merken het verschil. Ze worden sneller geholpen en hebben persoonlijker contact.
1.
Inzicht in bereikbaarheid
Observeren, luisteren en begrijpen hoe afdelingen en medewerkers bereikbaar willen zijn.
2.
Ontwerpen en testen
Het vertalen en inrichten van testgebruikers en -groepen. Feedback ophalen vanuit de medewerkers.
3.
Gefaseerde uitrol
Plannen, installeren, nummers porteren, belgroepen activeren, BHV inrichting en live support.
Zorgen dat het ook echt gebruikt wordt.
Een nieuwe inrichting werkt pas als mensen zich zeker voelen in het gebruik. Daarom ligt de focus niet alleen op techniek, maar juist op begeleiding. Medewerkers worden stap voor stap meegenomen in de nieuwe manier van telefoneren. Niet via dikke handleidingen, maar met uitleg op locatie, korte instructies en directe ondersteuning.
Wat die begeleiding concreet inhield
- Instructiesessies met receptie- en KCC-medewerkers
- Instructie videos ter voorbereiding en naslag
- Ondersteuning op locatie tijdens de eerste weken
- Aanspreekpunt voor vragen en feedback
Ook benieuwd hoe jij klant-communicatie slimmer kunt maken?
Laten we samen jouw situatie bekijken en de eerste stap zetten.
