Bellen via Teams voldoet aan de AVG, mits je als organisatie de juiste maatregelen treft. Microsoft verwerkt persoonsgegevens als verwerker op basis van een Data Protection Addendum, terwijl jouw organisatie de verwerkingsverantwoordelijke is. Dat betekent dat je eigen verplichtingen hebt rondom informeren, registreren en het correct omgaan met opnames en transcripties. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen hierover.
Wat is de AVG en waarom is het relevant voor zakelijk bellen?
De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) is de Europese privacywet die bepaalt hoe organisaties persoonsgegevens mogen verzamelen, opslaan en verwerken. Voor zakelijk bellen is de AVG relevant omdat bij elk telefoongesprek persoonsgegevens worden verwerkt, ook als je dat niet direct zo ervaart.
Denk aan het telefoonnummer van de beller, de naam van de gesprekspartner, de datum en tijd van het gesprek en eventueel de inhoud van het gesprek zelf. Al deze gegevens vallen onder de definitie van persoonsgegevens. Zodra je bellen via Microsoft Teams inzet voor zakelijke communicatie, ben je verplicht om hier zorgvuldig mee om te gaan.
Hoe verwerkt Microsoft Teams persoonsgegevens bij telefoongesprekken?
Tijdens een telefoongesprek via Teams verzamelt Microsoft verschillende categorieën gegevens. Het gaat om gespreksmetadata zoals tijdstip, duur en betrokken nummers, maar ook om contactgegevens, eventuele opnames en automatisch gegenereerde transcripties wanneer je die functies activeert.
Microsoft treedt hierbij op als verwerker: het bedrijf verwerkt gegevens namens jouw organisatie, maar bepaalt zelf niet het doel van de verwerking. Jouw organisatie is de verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt waarvoor de gegevens worden gebruikt. Dit onderscheid is belangrijk, want het betekent dat je als organisatie zelf verantwoordelijk blijft voor hoe en waarom gegevens worden verwerkt, ook al doet Microsoft het technische werk.
Voldoet Microsoft aan de AVG-vereisten als verwerker?
Microsoft biedt organisaties een verwerkersovereenkomst via het Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA). Dit document legt vast hoe Microsoft omgaat met persoonsgegevens, welke beveiligingsmaatregelen het toepast en hoe het voldoet aan de AVG-vereisten voor verwerkers.
Daarnaast slaat Microsoft gegevens van Europese klanten standaard op in datacenters binnen de EU. Microsoft beschikt over relevante certificeringen zoals ISO 27001 en ISO 27018, die aantonen dat het bedrijf serieus omgaat met informatiebeveiliging en privacy. Dit biedt een goede basis, maar ontslaat jou als organisatie niet van je eigen verplichtingen.
Welke AVG-verplichtingen heb je zelf als organisatie bij bellen via Teams?
Als verwerkingsverantwoordelijke heb je zelf een aantal concrete verplichtingen. Het is niet voldoende om alleen op de maatregelen van Microsoft te vertrouwen. Je moet actief stappen zetten om AVG-conform te werken bij bellen via Teams.
- Verwerkersovereenkomst accepteren: Zorg dat je de Microsoft DPA hebt geaccepteerd via je Microsoft 365-beheerdersomgeving.
- Verwerkingsregister bijhouden: Leg vast welke persoonsgegevens je verwerkt bij telefoongesprekken, met welk doel en op welke grondslag.
- Medewerkers informeren: Medewerkers moeten weten dat gesprekken mogelijk worden opgenomen of getranscribeerd en wat er met die gegevens gebeurt.
- Gesprekspartners informeren: Externe bellers hebben recht op informatie over eventuele opnames, bij voorkeur via een ingesproken melding aan het begin van het gesprek.
Hoe ga je AVG-proof om met gespreksopnames en transcripties in Teams?
Gespreksopnames en transcripties zijn de meest gevoelige onderdelen van bellen via Teams vanuit AVG-perspectief. Hiervoor gelden specifieke regels die je praktisch moet vertalen naar beleid binnen je organisatie.
- Toestemming of grondslag: Je hebt een geldige grondslag nodig om gesprekken op te nemen, zoals toestemming van alle deelnemers of een gerechtvaardigd belang dat je kunt onderbouwen.
- Deelnemers informeren: Informeer alle gespreksdeelnemers actief en vooraf dat het gesprek wordt opgenomen. Teams geeft automatisch een melding in het scherm, maar voor externe bellers is een ingesproken aankondiging verstandig.
- Bewaartermijnen vastleggen: Stel duidelijke bewaartermijnen in voor opnames en transcripties en zorg dat je deze automatisch of handmatig verwijdert na afloop van die termijn.
- Toegangsbeheer regelen: Beperk wie opnames en transcripties kan inzien tot medewerkers die daar een legitieme reden voor hebben.
Hoe wij helpen bij AVG-compliant bellen via Microsoft Teams
Bij Communicativ begeleiden we organisaties bij het opzetten van een Teams-telefonieomgeving die technisch én juridisch op orde is. Via ons platform DirectRoute365 bieden we niet alleen telefoniefunctionaliteit, maar helpen we je ook bij een inrichting die past bij jouw AVG-verplichtingen.
Wat we concreet voor je doen:
- Advies over inrichting: We helpen je bepalen welke opname- en transcriptiefuncties je activeert en hoe je die AVG-conform inricht.
- Technische implementatie: We zorgen voor een correcte configuratie van belgroepen, toegangsrechten en bewaartermijnen binnen Microsoft Teams en DirectRoute365.
- Beveiliging: We richten je omgeving in met de juiste beveiligingslagen, zodat persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde medewerkers.
- Beheer en monitoring: Via ons beheerplatform houd je grip op je telefonieomgeving en signaleren we proactief afwijkingen.
- Adoptie en beleid: We ondersteunen je bij het opstellen van intern beleid en het informeren van medewerkers over correct gebruik.
Wil je weten hoe je bellen via Teams AVG-proof inricht voor jouw organisatie? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek of vraag een demo aan van DirectRoute365.