Bij bellen via Teams slaat Microsoft verschillende soorten gegevens op, verspreid over datacenters in Europa. Voor Nederlandse organisaties betekent dit dat beldata doorgaans binnen de EU blijft, maar de exacte opslaglocaties, bewaartermijnen en toegangsrechten hangen af van hoe je Microsoft 365-omgeving is ingericht. Dit artikel beantwoordt de meest gestelde vragen over waar jouw beldata terechtkomt en wat je zelf kunt regelen.
Wat is beldata en welke gegevens legt Teams vast bij een telefoongesprek?
Teams registreert twee soorten gegevens bij een telefoongesprek: technische metadata en inhoudelijke data. Metadata omvat het tijdstip, de gespreksduur, de betrokken nummers en de gespreksrichting. Inhoudelijke data bestaat uit opnames en transcripties, maar die worden alleen vastgelegd als je organisatie dit actief inschakelt.
Logbestanden worden automatisch bijgehouden voor netwerkkwaliteit en probleemoplossing. Denk aan gegevens over verbindingskwaliteit, latency en pakketverlies. Deze technische logs zijn niet bedoeld als gespreksinhoud, maar als beheersinformatie voor IT-afdelingen.
Gespreksopnames en transcripties vereisen een bewuste keuze van de organisatie of de gebruiker. Zonder actieve configuratie legt Teams geen gespreksinhoud vast. Dit onderscheid is relevant voor je privacybeleid en de afspraken die je met medewerkers maakt.
Waar slaat Microsoft Teams jouw beldata fysiek op?
Microsoft slaat Teams-beldata op in datacenters die gekoppeld zijn aan de regio van jouw Microsoft 365-tenant. Voor Nederlandse en Benelux-organisaties zijn dat doorgaans datacenters in Nederland en Ierland. Microsoft heeft in Amsterdam en Dublin grote Azure-infrastructuur draaien die specifiek voor Europese klanten is ingericht.
Via het Microsoft 365 Admin Center kun je de data residency van jouw tenant controleren. Microsoft biedt ook de mogelijkheid om via Advanced Data Residency-opties specifieke workloads aan een land te koppelen. Voor de meeste organisaties in Nederland geldt dat Teams-data binnen de EU blijft.
Metadata van gesprekken, zoals gesprekslogboeken, wordt opgeslagen in de Exchange Online-infrastructuur van de gebruiker. Opnames worden standaard opgeslagen in OneDrive for Business of SharePoint, afhankelijk van het type gesprek.
Hoe lang bewaart Microsoft jouw beldata en gespreksgeschiedenis?
Microsoft hanteert standaard bewaartermijnen per type data. Gespreksmetadata, zoals belgeschiedenis, blijft doorgaans 30 dagen beschikbaar in de Teams-interface, maar kan langer in de backend aanwezig zijn. Opnames worden bewaard zolang de opslag in OneDrive of SharePoint actief is, tenzij je retentiebeleid anders bepaalt.
Via Microsoft Purview (voorheen Compliance Center) stel je zelf retentiebeleid in. Dat geeft je de mogelijkheid om data langer te bewaren voor compliancedoeleinden, of juist sneller te verwijderen om aan privacyvereisten te voldoen. Dit is met name relevant voor sectoren als financiële dienstverlening en gezondheidszorg, waar specifieke bewaarplichten gelden.
Organisaties hebben dus directe invloed op bewaartermijnen, maar dit vereist actieve configuratie. Zonder ingesteld retentiebeleid gelden de standaardinstellingen van Microsoft, die niet altijd aansluiten op jouw specifieke compliancevereisten.
Voldoet de opslag van beldata in Teams aan de AVG en Nederlandse privacywetgeving?
Microsoft biedt een Data Processing Agreement (DPA) als onderdeel van het Microsoft Online Services Agreement. Hierin legt Microsoft vast hoe het als verwerker omgaat met persoonsgegevens, inclusief beldata. Dit is een verplichte basis voor AVG-compliance wanneer je Microsoft als verwerker inzet.
De DPA dekt de verwerking door Microsoft zelf, maar jouw organisatie blijft verantwoordelijk als verwerkingsverantwoordelijke. Dat betekent dat je zelf een verwerkingsregister moet bijhouden, een privacybeleid moet hebben en medewerkers moet informeren over welke gegevens worden vastgelegd bij telefoongesprekken.
Specifiek voor opnames en transcripties geldt dat je medewerkers en gesprekspartners vooraf moet informeren. Dit is niet alleen een AVG-vereiste, maar ook een praktische afspraak die je intern moet borgen via beleid en communicatie.
Wie heeft er toegang tot jouw beldata binnen en buiten de organisatie?
Binnen de organisatie bepaal je zelf wie toegang heeft via rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC) in Microsoft Teams en het Microsoft 365 Admin Center. Beheerders met de juiste rechten kunnen belrapporten inzien via het Teams Admin Center. Eindgebruikers zien alleen hun eigen belgeschiedenis.
Microsoft-medewerkers hebben niet standaard toegang tot de inhoud van jouw gesprekken. Toegang door Microsoft vindt alleen plaats op basis van een expliciete supportvraag of een wettelijke verplichting. Dit is vastgelegd in de Microsoft Online Services Terms.
Voor opnames geldt dat de eigenaar van de opname (de persoon die de opname startte) standaard toegang heeft, evenals de deelnemers aan het gesprek. Beheerders kunnen via compliancetools toegang krijgen als dit beleidsmatig is ingericht, bijvoorbeeld voor juridische bewaarplicht of eDiscovery-doeleinden.
Hoe Communicativ je helpt met veilig en compliant bellen via Teams
Een goed ingerichte Teams-telefonieomgeving vraagt meer dan alleen het activeren van een licentie. Wij begeleiden organisaties bij het opzetten van een veilige en AVG-conforme omgeving, van de eerste inrichting tot doorlopend beheer. Dat doen we onder andere via ons eigen platform DirectRoute365, dat volledig is geïntegreerd in Microsoft Teams en is gebouwd op meer dan tien jaar ervaring met Microsoft UC.
- Compliance-advies: We helpen je bepalen welke beldata je vastlegt, hoe lang je die bewaart en hoe je dit documenteert voor de AVG.
- Retentiebeleid instellen: Via Microsoft Purview configureren we retentieregels die aansluiten op jouw sector en bewaarplichten.
- Beveiligingsconfiguratie: We richten RBAC correct in, zodat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot belrapporten en opnames.
- Doorlopend beheer: Via onze Quality Service Agreement heb je altijd toegang tot specialisten voor escalaties en configuratiewijzigingen.
- Continuïteit: DirectRoute365 biedt ingebouwde Cloud Disaster Support, zodat je ook bij een Microsoft-storing bereikbaar blijft.
Wil je weten hoe jouw organisatie veilig en compliant kan bellen via Teams? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek of vraag een demo aan via ons experience center.